Pieczątki, choć teoretycznie nieobowiązkowe, stanowią podstawę funkcjonowania niejednej firmy czy urzędu lub instytucji. Rodzajów pieczątek mamy całe mnóstwo, a nasza firma jest w stanie stworzyć taką, która będzie najbardziej adekwatna do oczekiwań klienta. Jednym z często poszukiwanych rodzajów pieczątek jest pieczątka poświadczająca zgodność dokumentu z oryginałem i dziś powiemy na temat jej użycia kilka słów.

Wyrób pieczątki w jednym z naszych punktów:

• Pieczątki Tarchomin
• Pieczątki Mokotów
• Pieczątki Piaseczno

Kiedy potrzebna nam pieczątka zgodności z oryginałem?

Pieczątka ta przydatna jest w wielu branżach- pracodawcom, notariuszom, instytucjom itp. Warto podkreślić, iż od 1 stycznia 2019 roku pracodawca ma obowiązek przechowywania w wersji papierowej wszelkich odpisów i poświadczeń dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się u niego o pracę oraz jego pracowników. Odpisy te oraz kopie muszą zawierać poświadczenie przez pracodawcę bądź osobę upoważnioną za zgodność z przedłożonym dokumentem (§5 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r.).

Co to znaczy, iż dokument jest zgodny z oryginałem?

Kopia zgodna z oryginałem to taka, która:

– posiada klauzulę „zgodne z oryginałem” lub „za zgodność z oryginałem” (w formie pieczątki), klauzula ta musi być umieszczona na każdej stronie dokumentu razem z pieczątką wnioskodawcy, datą oraz czytelnym podpisem osoby, która jest uprawniona do wystawienia pieczęci potwierdzającej tą zgodność (wraz ze wskazaniem pełnionej funkcji),

– jeśli mamy do czynienia z dokumentacją wielostronicową możemy dopuścić, by zgodność z oryginałem była umieszczona na pierwszej stronie dokumentu wraz z klauzulą „za zgodność z oryginałem od strony x do strony x”, wraz z pieczęcią wnioskodawcy, datą oraz czytelnym podpisem osoby uprawnionej do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem; takie wielostronicowe dokumenty muszą być ze sobą dobrze spięte (zszyte) oraz posiadać numerację stron.

Potwierdzać zgodność kopii dokumentów wraz z ich oryginałami mogą np. adwokaci, notariusze oraz radcy prawni.

Jeżeli więc potrzebujemy dokumentu, który jest w posiadaniu jakiegoś organu administracyjnego, to zgodnie z artykułem 76a Kodeksu postępowania administracyjnego, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Jeśli możliwe jest złożenie odpisu (w myśl  art. 129 § 2 K.p.c.) to odpis ten powinien być poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza, adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego czy też radcę Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej.

Pieczątka za zgodność z oryginałem z datownikiem

Jak pokazują powyższe informacje, pieczątka poświadczająca zgodność dokumentu z jego oryginałem ma bardzo szeroki zakres zastosowań i dlatego jest ona nieodzownym elementem każdego biurka administracyjnego lub prawniczego. Pieczątka taka może mieć najprostszą możliwą formę i zawierać jedynie hasło „za zgodność z oryginałem” albo „potwierdzam zgodność z oryginałem”, może być także uzupełniona o datownik czy inne ważne informacje dla zleceniodawcy takiej pieczątki. Pieczątkę zgodności można przygotować w oparciu o indywidualne wytyczne klienta, zarówno co do treści i formy jak i wielkości liter czy rodzaju zastosowanej w pieczątce czcionki.